Expertenstudie Microsoft Teams

Jenseits des Hypes: Was kann Microsoft Teams wirklich, was nicht?

• Microsoft Teams [kurz: MS Teams] ermöglicht es, in Kleingruppen effizient und zielgerichtet zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten – all das mit einer steigenden Integration von vielen weiteren Werkzeugen, Dokumenten und anderen für den Arbeitsablauf wichtigen Quellen. Ein reifer Umgang mit den Funktionen, eine disziplinierte Kommunikationskultur und ein gemeinsamer Werte-Kanon sind sehr empfehlenswert. Das braucht gemeinsame Abstimmung, Lernzeit und regelmäßige Reflektion der Verhaltensweisen und deren Wirkung.
  
  MS Teams ist kein ESN (Enterprise Social Network) und ist nicht geeignet, um Netzwerke oder Netzwerkorganisationen aufzubauen. Die integrierten Social Features (Like/Kommentar) ermöglichen kein exponentielles Wachstum, sind aber gut geeignet für konsolidierte Rückmeldung, Wertschätzung und Diskussion.
  
  Software kann man installieren, Verhalten, Kompetenz und Werte nicht. Dieses Werkzeug erweitert unsere Möglichkeiten nicht nur um ein paar Funktionen. Um den wahren Mehrwert nutzbar zu machen, braucht es eine neue Haltung und ein anderes Kommunikations-Verständnis sowie eine veränderte Form der Zusammenarbeit: (von push zu pull, Transparenz, Augenhöhe, Achtsamkeit, Lernoffenheit, Agilität, Wertschätzung, Respekt…)

Wo liegen die Fallstricke bei der Einführung von Microsoft Teams?

• Wo Outlook "ich"-zentriert läuft, ermöglicht MS Teams gruppenorientierte Zusammenarbeit und Co-Creation. MS Teams einfach "freizuschalten" führt meist zu Überforderung. Noch mehr Kanäle, noch mehr Notifikationen, noch mehr Ablageorte – was nach einer anfänglichen Hype-Phase zu Problemen führen kann.
  
  Wir haben sehr gute Erfahrungen mit einer Netzwerk-basierten Pilotphase (mit den Willigen) gemacht – dann auch mit einer persönlichen Einführung durch das GUIDE-Netzwerk als Vorbild und schließlich, besonders wichtig: mit einer konstanten Begleitung in Evergreen – monatliche Updates, Best Practice Sharing, Templates, Austausch etc.
  
  Zusätzlich haben wir die Rolle des "Knowledge Brokers" (Netzwerk) eingeführt, da die Änderungsdynamik von den üblichen hierarchischen Strukturen kaum "gemanaged" werden kann. Die Knowledge-Broker sind extern und intern vernetzt, bloggen / vloggen über ihr Wissen, betreiben eine offene ESN Wissensplattform und ein User-Forum.
  
  Wichtig ist aus meiner Sicht auch eine klare / sinnvolle Empfehlung, was wohin gehört (inkl. Outlook, Teams, ESN, Intranet, OneDrive, SharePoint)

Ihr wichtigster Ratschlag für Unternehmen, die Microsoft Teams für sich nutzen wollen?

• Wer Tools einführt, denkt in der Regel an Budget, Funktionen, technischen Aufwand und Support. Ich empfehle cross-funktional vorab die Frage zu klären: Welche bestehenden Probleme wollen wir mit dem Tool lösen und wie erleben die Nutzer einen persönlich relevanten Mehrwert?
  
  Dann sollte klar sein, dass eine Cloud-Anwendung mit monatlichen, fremdgesteuerten (spürbaren) Änderungen ein völlig anderes Kommunikations-, Change-, Lern- und Supportkonzept braucht… Es wird nie fertig sein!
  
  MS Teams ist VUCA [Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity] - das ist durch Netzwerke mit hoher Diversität, Agilität, Responsiveness und Passion lösbar. Hohe Transparenz, Beteiligung an Entscheidungsprozessen (was muss ausgeschaltet werden), Kooperation von Anfang an mit Datenschutz, Cyber-Security, Betriebsrat, Legal, HR, Kommunikation, um durch eine gemeinsame Lernreise Verständnis zu erzeugen.
  
  Wir konnten neben extrem hoher Nutzungsquote über 72% Zufriedenheit bei 150k Mitarbeitern erreichen. Hier ein Einblick:  https://harald-schirmer.de/2019/04/19/the-video-new-work-style-story