Matthias Gelinski

Customer Success Manager | Modern Workplace,
Microsoft Deutschland GmbH

„Microsoft Teams ist nicht nur ein weiteres Werkzeug im Office 365 Stack, sondern DIE PLATTFORM.“

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Jenseits des Hypes: Was kann Microsoft Teams wirklich, was nicht?

  • Microsoft Teams [kurz: MS Teams] ist eine Plattform. Das heißt: neben den Standard-Funktionalitäten wie Chat, Collaboration, Voice und Conferencing, bietet es für Unternehmen die Möglichkeit, Business Prozesse abzubilden und 3rd-Party-Applikationen anzubinden. Das Ziel besteht darin, den Benutzern ein Tool zur Verfügung zu stellen, mit dem sie alle für sie relevanten Aufgaben erledigen können.

    Konkretes Beispiel: Im HR-Bereich lassen sich hier komplette Prozesse, vom Hiring, Provisionierung eines neuen Mitarbeiters bis hin zum Onboarding, komplett abbilden und somit Komplexität für die Mitarbeiter in HR-Abteilungen und für New-Hires massiv reduzieren. Bots, z.B., können New-Hires beim Onboarding unterstützen, indem sie daran erinnern, Profil-Informationen zu überprüfen sowie Onboarding-Trainings und Mitarbeiter-Umfragen durchzuführen. Das sind nur einige wenige Beispiele. Die Möglichkeiten sind groß. Viele Unternehmen sind momentan im ersten Schritt aber noch mit der Einführung der Basis-Funktionalitäten beschäftigt. Die oben beschriebene Erweiterung ist aus meiner Sicht der nächste logische Schritt.

    Yammer lässt sich prima zu MS Teams abgrenzen, denn es bietet Enterprise-Social-Network-Funktionalitäten und darüber hinaus z.B. auch Live-Events, also die Video-Übertragung von Firmenevents wie z.B. Mitarbeiterversammlungen. Yammer ist dafür ausgelegt, dass dort große Benutzerzahlen diskutieren und sich austauschen können – und dies transparent für das ganze Unternehmen. Der Fokus von MS Teams liegt im Collaboration-Bereich eher darin, mit einer begrenzten Anzahl von Kollegen gemeinsam zu arbeiten. Z.B. in einem Projekt- oder Team-Fokus.

    Ein USP [Unique Selling Point] von MS Teams aus Unternehmenssicht ist ganz klar die Sicherheit der Unternehmensdaten und die Möglichkeit für die Benutzer, eine einheitliche Oberfläche für alle Aufgaben zu schaffen (anstatt mehrere Tools in unterschiedlichen Kontexten zu nutzen).

    MS Teams wird mit sehr hoher Geschwindigkeit stetig weiterentwickelt. Wir sind sehr am Feedback und den Ideen unserer Kunden interessiert. Viele der geforderten Funktionalitäten wurden zeitnah implementiert und veröffentlicht, z.B. die Private Channels. Daran kann man ablesen, dass MS Teams als Plattform nicht nur ein weiteres Tool im Office 365 Stack von Microsoft ist, sondern DIE PLATTFORM, in welche die meiste Energie gesteckt wird.

Wo liegen die Fallstricke bei der Einführung von Microsoft Teams?

  • Die meisten Unternehmen unterschätzen maßlos den Umfang und die Möglichkeiten des Tools – und ebenfalls, dass mit der Einführung von MS Teams ein Change-Projekt einhergeht. Es ändert sich auf einmal die komplette Arbeitsweise. Oft liegt die Einführung von MS Teams in der Verantwortung der IT, welche MS Teams als eine Software versteht, die man nur einfach auf die Geräte der Mitarbeiter bringen muss.

    Oftmals höre ich auch: „MS Teams ist der Nachfolger von Skype for Business“ – und genau so wird die Einführung von MS Teams dann auch behandelt. Ein solches Vorgehen ist in meinen Augen der größte Fehler, den man machen kann. Man sollte sich als Unternehmen vielmehr fragen: „Warum machen wir das? Welche Problemstellungen wollen wir lösen? Was sind die Use Cases unserer Fachabteilungen und wie kann MS Teams und MS Office 365 dabei helfen, diese umzusetzen?“

    Die Tools, die ein Unternehmen zur Verfügung stellt, sollen ja den Benutzern helfen, ihre Arbeit bestmöglich zu erledigen. Deswegen muss man lernen und verstehen, was genau die unterschiedlichen Aufgaben sind und dann ausprobieren wie man es mit Teams umsetzt. Pilotprojekte mit Benutzern aus unterschiedlichen Abteilungen können sehr hilfreich sein, um diese Erkenntnisse zu erhalten.

    Um MS Teams erfolgreich einzuführen, sollte, bzw. müssen ausreichend Budget und Ressourcen für die Durchführung des Change Projekts eingeplant werden. Maßnahmen müssen definiert werden, wie die Mitarbeiter dazu abgeholt, geschult und informiert werden. Ebenfalls werden Executive Sponsors und die Hilfe aller Manager im Unternehmen benötigt, um den Change erfolgreich durchzuführen. Mitarbeiter werden sich fragen: „Warum und wofür ein neues Tool?“ Diese Frage muss man plausibel und ehrlich als Unternehmen beantworten können.

Ihr wichtigster Ratschlag für Unternehmen, die Microsoft Teams für sich nutzen wollen?

  • Bevor man anfängt, sollte man sich folgende Fragen stellen / Tätigkeiten durchführen:

    • Wofür wollen wir MS Teams nutzen?
    • Was sind unsere Anforderungen und Problemstellungen? Was ist z.B. am heutigen Vorgehen schlecht, was wollen wir besser machen?
    • Anhand obiger Fragen die Erfolgskriterien definieren.
    • Welche unterschiedlichen Gruppen haben wir um Unternehmen und was sind die Anforderungen der Mitarbeiter in diesen Abteilungen? (Stichwort: Personas und Use Cases)
    • Technische Voraussetzungen frühzeitig evaluieren: Ist die Infrastruktur bzw. Bandbreite ausreichend? Gibt es alte Telefonanlagen, müssen diese ggf. abgelöst werden? Haben alle Mitarbeiter entsprechende Hardware, um MS Teams zu nutzen? Etc.
    • Wer ist der Executive Sponsor und unterstützt bei der Umsetzung des Projekts?
    • Budget für ein Change Projekt mit in die Planung aufnehmen.
    • Immer und unbedingt kritische Abteilungen des Unternehmens einbeziehen, wie z.B. Corporate Communications für die Kommunikation, HR, um z.B. das Change-Projekt und Kulturwandel zu supporten, IT für die technische Umsetzung, etc. Change-Projekte sind ein Teamsport. Man wird es als einzelne Abteilung nicht schaffen, MS Teams erfolgreich einzuführen.
    • Austausch mit anderen Unternehmen suchen und davon lernen.
    • Kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren.
    • KPIs erstellen und regelmäßig den Erfolg der Maßnahmen messen und sichtbar machen.

    Weitere Themen wie man MS Teams erfolgreich einführen kann, habe ich hier zusammengefasst: https://aka.ms/introduceteams