Expertenstudie Microsoft Teams

Jenseits des Hypes: Was kann Microsoft Teams wirklich, was nicht?

• Microsoft Teams [kurz: MS Teams] – so meine persönliche Sicht – ist zunächst ‚nur‘ ein Werkzeug. Wie mit dem neuen Werkzeug umgegangen wird, muss vom Anwender in jedem Fall zunächst erlernt werden. Da es sich an bekannten Social Media Tools, wie bspw. WhatsApp, orientiert, ist die Lernkurve für den Umgang mit MS Teams beim Anwender nicht sonderlich groß, weshalb die Akzeptanz gut ausfällt.
  
  Wichtiger ist es, dass die Anwender lernen und verstehen, wann sie welche Nachrichten bzw. Informationen in welchem Kanal zur Verfügung stellen. Den größten Mehrwert kann man erkennen, wenn lange Chat-ähnliche E-Mail-Verläufe sich aus Outlook in MS Teams verlagern. Informelle Kommunikation wird schneller und bezieht Personen ein, welche bei einer E-Mail nicht adressiert wurden. Zusätzlich wird das Medium E-Mail als formelles Kommunikationsmedium aufgewertet, da sich die informelle Kommunikation auf andere Kanäle verlagert hat.
  
  Alternativ kann die Aufteilung der informellen und offiziellen Kommunikation auch mit Werkzeugen wie Slack erreicht werden, allerdings bietet MS Teams eine einmalige Integration in Azure AD Groups, SharePoint Online zur Dateiablage und den anderen Office Produkten. Da Skype for Business in Zukunft in MS Teams integriert wird, bietet sich hier auch eine Möglichkeit, die Anzahl von benötigten Tools weiter zu reduzieren.

Wo liegen die Fallstricke bei der Einführung von Microsoft Teams?

• Man sollte nicht davon ausgehen, dass die Anwender überhaupt keine Unterstützung bei der Nutzung von Teams benötigen. Auch wenn die Lernkurve mit Teams recht gering ausfällt, so hat doch jeder Mensch unterschiedliche Bedürfnisse. Gute Erfahrungen haben wir mit kleinen einfachen Informationen in einem Multi-Channel Ansatz erreicht. Das können zum Beispiel ein Artikel im Unternehmensportal, Mailings, Vi­deos oder Hands-on mit Power Usern sein. Die Einführungsgeschwindigkeit von Teams sollte dabei die Lerngeschwindigkeit der Anwender nicht überschreiten.

Ihr wichtigster Ratschlag für Unternehmen, die Microsoft Teams für sich nutzen wollen?

• Der wichtigste Ratschlag wäre, sich immer bewusst zu sein, für was man MS Teams einsetzen will. MS Teams ist ein Collaboration-Werkzeug oder besser ausgedrückt, ein Werkzeug zur Kommunikation. Das bedeutet, wenn es im Unternehmen keine funktionierende Kommunikationskultur gibt, dann wird dies auch kein Werkzeug der Welt richten. Daher müssen alle Maßnahmen darauf ausgerichtet sein, die offene Kommunikation zwischen den Menschen zu verbessern. Mitarbeiter, welche zum Beispiel Repressalien durch ihre Organisation befürchten, werden lieber hinter vorgehaltener Hand, als offen in MS Teams kommunizieren.